PRIVACY POLICY (KANDIDAAT-)HUISHOUDHULPEN AMBY

Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen Amby gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle huishoudhulpen. Onder Amby dient u te verstaan : Amby BVBA met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Rijselsestraat 26a en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0417.198.978. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.


1. Wie contacteren in geval van vragen? Amby BVBA met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Rijselsestraat 26a en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0417.198.978. (tel : 056 53 27 78 en e-mail : info@amby.be) is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Amby verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Verordening van 27/04/2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EH (hierna : de Algemene Verordening Gegevensbescherming) vanaf haar inwerkingtreding.


2. Wat zijn persoonsgegevens? De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:


alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon


Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.


Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van gegevens over de gezondheid van de (kandidaat-)huishoudhulp dewelke spontaan aangebracht werden door de (kandidaat-)huishoudhulp. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:


Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid


Voor wat betreft de strafrechtelijke persoonsgegevens zal Amby deze enkel verwerken voor zover toegelaten is bij of krachtens de wet.


3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt? Amby verzamelt en verwerkt verschillende persoonsgegevens van u als (kandidaat-) huishoudhulp. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:


- curriculum vitae (met vermelding van oa. persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoon nummer, e-mailadres), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (bv. identiteitskaartnummer), persoonlijke bijzonderheden (bv. leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, opleiding en vorming, professionele ervaring (inclusief eventuele attesten en diploma’s zoals bijv. een rijbewijs), beroep en betrekking, referenties, fysische gegevens, vrijetijdsactiviteiten en interesses, leefgewoonten,  motivatiebrieven,  notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek,  gezondheidgegevens dewelke door u spontaan aangebracht werden,  uw nationaliteit, identiteitskaart, verblijfsdocument, arbeidskaart,  payrollinformatie zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, financiële identificatiegegevens (bv. bankrekeningnummers), uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum, uw telefoonnummer, uw e-mailadres,  uw loon en loonfiches,  de naam van een contactpersoon (en zijn/haar telefoon- en/of gsmnummer) in geval van nood,  Evaluatieformulieren,  (pas-)foto’s en video’s.


4. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?


De door u in één van onze vestigingen meegedeelde persoonsgegevens worden bewaard in het kader van uw tewerkstelling met arbeidsovereenkomst van (on-) bepaalde duur.


Meer concreet wordt/worden :


- uw cv en motivatiebrief verwerkt met als doel : o uw profiel en geschiktheid te kunnen beoordelen en het sollicitatietraject doorlopen o u jobaanbiedingen te kunnen doen bij Amby BVBA, o u opleiding(en) aan te bieden voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling, telkens met als rechtsgrond uw uitdrukkelijke toestemming.

- de notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.

- uw gezondheidgegevens dewelke u spontaan heeft aangebracht met als rechtsgrond de kennelijke openbaarmaking door de betrokkene of ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene.

- uw nationaliteit, identiteitskaart, verblijfsdocument, arbeidskaart telkens met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst. - uw payrollinformatie verzameld met het oog op : o onze loonadministratie, o personeelsadministratie, o het verzorgen van interne controle en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole, o het aanvragen van subsidies, vrijstelling van bedrijfsvoorheffing, edm.,. o om wet- en regelgeving na te leven, waaronder maar niet beperkt tot, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, nationale en internationale sanctiewetgeving,

telkens met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.

- uw loon en loonfiches met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.

- uw naam, voornaam en lonen in het kader van loonbeslag en/of –overdracht met als rechtsgrond het naleven van de wettelijke verplichtingen terzake.

- de naam van een contactpersoon (en zijn/haar telefoon- en/of gsmnummer) zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.

- (pas)foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie met als rechtsgrond uw voorafgaande toestemming en/of gerechtvaardigd belang.


5. Duur van de verwerking Uw persoonsgegevens als kandidaat-huishoudhulp worden tot 1 jaar na het laatste kwalitatief contact bijgehouden. Na het verstrijken van de termijn van 1 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven. Uw persoonsgegevens worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van de (laatste) arbeidsovereenkomst. Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.


6. Wat zijn uw rechten als (kandidaat-)huishoudhulp?

a) Recht op toegang en inzage U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

b) Recht op verbetering, verwijdering en beperking U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken. U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

c) Recht van verzet U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. d) Recht van gegevensoverdracht U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector. e) Recht van intrekking van de toestemming Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. f) Automatische beslissingen en profiling De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

g) Uitoefening van uw rechten U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met Amby via info@amby.be of 056 53 27 78 t.a.v. dhr. Simon Heggermont, Data Protection Officer.

h) Klachten U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be. Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet. Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.


7. Doorgifte aan derden Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:

a) uw CV, referenties en motivatiebrief kunnen worden doorgegeven aan (potentiële-)gebruikers/klanten van Amby BVBA om u jobaanbiedingen te kunnen doen, b) uw naam, voornaam, adres, loon en payrollgegevens wordt doorgegeven aan Amby BVBA voor de aanmaak van een arbeidsovereenkomst, c) payroll informatie wordt doorgegeven aan ons sociaal secretariaat SSE (BE0456.799.031), Konvert Service (BE0421.662.859) met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen, d) uw naam, voornaam en lonen kunnen desgevallend worden doorgegeven aan gerechtsdeurwaarders, bevoegde overheidsinstanties, schuldbemiddelaars, kredietinstellingen, edm. in het kader van loonbeslag en/of –overdracht, e) uw naam, voornaam en e-mailadres worden doorgegeven aan onze IT-provider Axs (BE0463.752.644) met als doel het beheren van uw account, f) uw naam, voornaam, adres en payrollgegevens wordt desgevallend doorgegeven aan onze arbeidsongevallenverzekeraar bij een arbeidsongeval, g) uw naam, voornaam, worden desgevallend doorgegeven aan opleidingscentra waar u voor rekening van Amby BVBA opleidingen volgt, h) uw naam, voornaam, rijksregisternummer en adres aan onze provider voor het toekennen van maaltijdcheques.

Bovenstaande derden ontvangen en/of verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met deze bovenstaande organisaties vertrouwelijkheidsovereenkomsten en/of verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.


8. Veiligheid en vertrouwelijkheid Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

1. Technische maatregelen o Gebruik van virusscans, firewalls, …. o Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast o Geen onbeveiligde harde schijven o Toegangsbeveiliging tot gegevens o Encryptie van gegevens o Geen onbeveiligde back-ups o Werken op beveiligde harde schijven

2. Organisatorische maatregelen o Welbepaalde personen hebben toegang o Procedure voor incidentenbeheer o Policy naar werknemers & medewerkers o Opleiding voor werknemers & medewerkers o Vertrouwelijkheidsclausules


Het gebruik van cookies

Tijdens een bezoek aan de website kunnen cookies op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om uw bezoek aan de website aangenamer te maken en beter af te stemmen op uw persoonlijke behoeften. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser of zie infra ‘Beheren en blokkeren van cookies’.


Cookies

Tijdens een bezoek aan de website kunnen volgende soorten cookies op de harde schijf van uw computer geplaatst worden :


◦Functionele cookies

Deze cookies worden gebruikt om de website gebruiksvriendelijker te maken door bepaalde gebruikersvoorkeuren op te slaan. Bijvoorbeeld om het onthouden van uw login- en paswoordgegevens, zodat u niet telkens opnieuw dient in te loggen, uw taalvoorkeur op te slaan en andere bepaalde voorkeuren vast te houden.


◦Cookies voor website analyse

Amby maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Alphabet (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om Amby te helpen analyseren hoe gebruikers de website gebruiken. De door de cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de website gebruikt wordt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor Amby en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt.


◦Overige cookies

Deze website kan mediabestanden van websites van derden zoals bijvoorbeeld Youtube.com bevatten. Bij het afspelen van deze mediabestanden kunnen door deze derden cookies geplaatst worden. Verder biedt deze website de optie om bepaalde informatie te delen via sociale netwerken als Facebook.com, LinkedIn.com of Twitter.com. Bij gebruik van deze functionaliteit kunnen deze sociale netwerken cookies op uw computer plaatsen om bij te houden welke informatie gedeeld is.


Beheren en blokkeren van cookies

konvert

U kunt uw internetbrowser zo instellen dat u wordt gewaarschuwd als er een cookie wordt geplaatst. Ook kunt u het plaatsen van cookies volledig blokkeren. U kunt dan echter mogelijk niet van alle onderdelen van de website gebruikmaken. Voor meer informatie over het aanpassen van de cookie-instellingen van uw browser verwijzen wij naar de links hieronder.

Internet Explorer

Microsoft Edge

Chrome

Firefox

Safari



PRIVACY POLICY (KANDIDAAT-) KLANTEN AMBY



Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen Amby gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle klanten.

 

Onder Amby dient u te verstaan : Amby BVBA met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Rijselsestraat 26a en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0417.198.978.

Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

 

 

1.       Wie contacteren in geval van vragen?

Amby BVBA met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Rijselsestraat 26a en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0417.198.978. (tel : 056 53 27 78 en e-mail : info@amby.be) is de verantwoordelijke voor de verwerking  van uw klant- en/of persoonsgegevens. Amby verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Verordening van 27/04/2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EH (hierna : de Algemene Verordening Gegevensbescherming) vanaf haar inwerkingtreding.

2.       Wat zijn persoonsgegevens?

De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon

 

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van gegevens over de gezondheid van de (kandidaat-) klant dewelke spontaan aangebracht werden door de (kandidaat-) klant. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid

 

Voor wat betreft de strafrechtelijke persoonsgegevens zal Amby deze enkel verwerken voor zover toegelaten is bij of krachtens de wet.

3.       Welke klant- en/of persoonsgegevens worden verwerkt?

Amby verzamelt en verwerkt verschillende klant- en/of persoonsgegevens van u als (kandidaat-) klant. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

  • persoonlijke identificatiegegevens als klant (naam, adres, telefoon nummer, e-mailadres)), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (bv. identiteitskaartnummer), persoonlijke bijzonderheden (bv. leeftijd, geslacht, geboortedatum, vrijetijdsactiviteiten en interesses, leefgewoonten, enz.) (niet noodzakelijk maar mogelijk),
  • notities gemaakt tijdens het klantgesprek,
  • gezondheidsgegevens dewelke door u spontaan aangebracht werden,
  • specifieke budgetten zoals PAB, WIGW, VAPH of andere,
  • uw nationaliteit, identiteitskaart (niet noodzakelijk maar mogelijk),
  • informatie zoals: uw rijksregisternummer, uw burgerlijke staat, financiële identificatiegegevens (bv. bankrekeningnummers), uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum (niet noodzakelijk maar mogelijk),
  • de naam van een contactpersoon (en zijn/haar telefoon- en/of gsm-nummer) in geval van nood,
  • Rapportering van gesprekken in het kader van de samenwerking ; evaluatieformulieren,
  • Eventuele dossiers bij schadegevallen enz.
  • Uw Sodexo gebruikersnummer en andere relevante Sodexo informatie

4.       Waarom worden deze klant- en/of persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

De door u in één van onze vestigingen meegedeelde klant- en/of persoonsgegevens worden bewaard in het kader van uw samenwerking met Amby.

Meer concreet wordt/worden :

  • uw motivatie verwerkt met als doel :
    • uw profiel en geschiktheid te kunnen beoordelen en het ‘opstart als klant’- traject doorlopen

telkens met als rechtsgrond uw uitdrukkelijke toestemming.

  • de notities gemaakt tijdens het klantgesprek met als doel het doorlopen van het klanttraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.
  • uw gezondheidsgegevens dewelke u spontaan heeft aangebracht met als rechtsgrond de kennelijke openbaarmaking door de betrokkene of ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene.
  • uw nationaliteit, identiteitskaart, verblijfsdocument, arbeidskaart telkens met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeids
  • uw betalingsinformatie verzameld met het oog op :
    • onze loonadministratie,
    • personeelsadministratie,
    • het verzorgen van interne controle en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole,
    • om wet- en regelgeving na te leven, waaronder maar niet beperkt tot, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, nationale en internationale sanctiewetgeving,

telkens met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.

  • de naam van een contactpersoon (en zijn/haar telefoon- en/of gsm-nummer) zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de klant en/of werknemer.
  • Duur van de verwerking

Uw klant- en/of persoonsgegevens als kandidaat-klant worden tot 1 jaar na het laatste kwalitatief contact bijgehouden.  Na het verstrijken van de termijn van 1 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.

6.       Wat zijn uw rechten als (kandidaat-)klant?

 

  • Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw klant- en/of persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw klant- en/of persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

  • Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw klant- en/of persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw klant- en/of persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van klant- en/of persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw klant- en/of persoonsgegevens te beperken.

  • Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw klant- en/of persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

  • Recht van gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw klant- en/of persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

  • Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

  • Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw klant- en/of persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

  • Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met Amby via info@amby.be of 056 53 27 78 t.a.v. dhr. Simon Heggermont, Data Protection Officer.

  • Klachten

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274

48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be. Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw klant- en/of persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

7.       Doorgifte aan derden

Bepaalde van de klant- en/of persoonsgegevens die wij van u verwerken, worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:

  • uw naam, voornaam, adres, loon en payrollgegevens wordt doorgegeven aan Amby BVBA voor de aanmaak van een klanten overeenkomst,
  • uw naam, voornaam en e-mailadres worden doorgegeven aan onze IT-provider Axs (BE752.644) met als doel het beheren van uw account,
  • uw naam, voornaam, adres en payrollgegevens wordt desgevallend doorgegeven aan onze arbeidsongevallenverzekeraar bij een arbeidsongeval,

Bovenstaande derden ontvangen en/of verwerken in opdracht van onze organisatie klant- en/of persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met deze bovenstaande organisaties vertrouwelijkheidsovereenkomsten en/of verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw klant- en/of persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw klant- en/of persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw klant- en/of persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

8.       Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde klant- en/of persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

  • Technische maatregelen
    • Gebruik van virusscans, firewalls, ….
    • Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
    • Geen onbeveiligde harde schijven
    • Toegangsbeveiliging tot gegevens
    • Encryptie van gegevens
    • Geen onbeveiligde back-ups
    • Werken op beveiligde harde schijven
  • Organisatorische maatregelen
    • Welbepaalde personen hebben toegang
    • Procedure voor incidentenbeheer
    • Policy naar werknemers & medewerkers
    • Opleiding voor werknemers & medewerkers

Vertrouwelijkheidsclausules



POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – (CANDIDAT)-CLIENT - AMBY


Pour nous, votre vie privée est importante ! Par conséquent, chez Amby, nous traitons de manière sûre et confidentielle les données personnelles recueillies auprès de tous les (candidats) clients.

Par Amby il faut entendre : Amby SPRL ayant son siège social à 8500 Kortrijk (Courtrai), Rijselsestraat 26a et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0417.198.978.

La présente Politique de Confidentialité décrit le type de données personnelles vous concernant que nous traitons, sur quelle base nous les traitons et pour quelles raisons. Enfin, nous vous informons sur les mesures de sécurité que nous prenons pour protéger vos données personnelles.

1.       Qui contacter si vous avez une question ?

Amby SPRL ayant son siège social à 8500 Kortrijk (Courtrai), Rijselsestraat 26a et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0417.198.978 (tél. : 056/53.27.78 et e-mail : info@amby.be), est responsable du traitement de vos données personnelles. Amby déclare qu'en tant que responsable du traitement, elle respecte la législation belge en matière de confidentialité, ainsi que les dispositions du Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé ‘Règlement Général sur la Protection des Données’) dès son entrée en vigueur.

2.       Qu’est-ce une donnée à caractère personnel ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données définit les données à caractère personnel comme suit :

toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Si la présente politique se réfère à des données personnelles, elle fait référence à cette définition inscrite dans le Règlement.

Aucune catégorie particulière de données à caractère personnel ne fait l’objet d’un traitement, à l’exception des données portant sur la santé du candidat- client ou du client, que ces derniers ont spontanément communiquées. Par traitement portant sur des catégories particulières de données à caractère personnel il faut entendre :

le traitement des données à caractère personnel qui révèle l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique.

Pour ce qui concerne les données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions, Amby ne les traitera que dans la mesure où la loi l’y autorise ou en vertu de la loi.

3.       Quelles données personnelles font l’objet d’un traitement ?

Amby recueille et traite différentes données à caractère personnel vous concernant en tant que (candidat)-client(s). Il s’agit des données personnelles suivantes :

  • Les informations d’identification personnelle (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail), des informations d’identification délivrées par les autorités (ex. numéro de la carte d’identité), des caractéristiques personnelles (ex. âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, les loisirs et centres d’intérêt, le mode de vie, et autres)
  • Les notes prises lors d’un entretien (p.ex. devenir client – entretien spontanément à l’agence),
  • Les données relatives à la santé que vous avez spontanément communiquées,
  • Les informations suivantes : votre numéro de registre national, votre adresse, les informations de nature financière (ex. les numéros de compte bancaire)
  • Des budgets éventuels comme PAB, WIGW et/ou VAPH
  • Le nom d’une personne de contact (et son numéro de téléphone et/ou de portable) en cas d’urgence
  • Les formulaires d’évaluation
  • Le rapport des entretiens pendant la coopération
  • Les dossiers éventuels quand il y un dégât (matériel ou physique)
  • Votre numéro de Sodexo et tous les infos relevant de Sodexo
  • Eventuel : les photos (d’identité)

4.       Pour quelle raison et sur quelle base légale ces données à caractère personnel font-elles l’objet d’un traitement ?

Les données personnelles que vous nous communiquez via notre site internet ou lors de votre inscription dans une de nos agences sont conservées pour l’exécution de nos services RH, parmi lesquels le recrutement et la sélection d’une aide-ménagère pour vous comme client.

Concrètement :

  • Votre motivation sera traité dans le but de :
    • parcourir le processus de recherche d’une aide-ménagère pour vous comme client,

toujours avec, comme base légale, votre consentement explicite.

  • Les notes prises lors d’un entretien d’embauche (concrètement : vous voulez devenir client chez Amby) dans le but de parcourir le processus de recherche d’emploi et avec, comme base légale, notre intérêt légitime.
  • Les informations concernant votre santé que vous avez spontanément communiquées avec, comme base légale, le fait que vous les avez manifestement rendues publiques en tant que personne concernée ou que cela est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux.
  • Les informations destinées au paiement collectées aux fins de :
    • assurer la gestion du personnel ;
    • assurer le contrôle interne et la sécurité de l’entreprise, et effectuer des audits et des vérifications comptables ;
    • se conformer aux lois et réglementations, en ce compris et sans pour autant s’y limiter, la législation du travail, la législation fiscale et la législation en matière de sécurité sociale, la législation en matière de lutte contre la fraude, les législations nationale et internationale en matière de sanctions ;

avec dans chaque cas, comme base légale, l’exécution d’un contrat de travail.

  • Le nom d’une personne de contact (et son numéro de téléphone et/ou de portable) pour que nous puissions en cas d’urgence contacter un membre de la famille ou un proche avec, comme base légale, la sauvegarde des intérêts vitaux de l’employé.
  • Les photos (d’identité) et/ou vidéos collectées et traitées en vue de communications internes, avec comme base légale votre consentement préalable et l’intérêt légitime.
  • Durée du traitement

Vos données personnelles en tant que candidat client sont conservées pendant une année après le dernier contrat qualitatif.  À l’expiration de cette période d’un an, vous serez à nouveau contacté et il vous sera demandé de consentir à une conservation prolongée de vos données dans la base de données.

Vos données personnelles, en tant que client, sont conservées pendant 10 ans au terme de votre dernier contrat. 

En tous les cas, vos données à caractère personnel sont conservées conformément à la législation spécifique en la matière, ainsi qu’aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données personnelles plus longtemps.

6.       Quels sont vos droits en tant que (candidat) client ?

  • Droit d’accès et de consultation

Vous avez à tout moment le droit d’accéder gratuitement à vos données personnelles et de consulter l’utilisation que nous en faisons conformément aux dispositions applicables dans le secteur.

  • Droit de rectification, droit à la limitation et droit à l’effacement

Vous êtes libre de nous communiquer ou non vos données personnelles. En outre, vous avez toujours le droit de nous demander de rectifier vos données personnelles, de les compléter ou de les effacer.

Vous avez également le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles.

  • Droit d’opposition

Vous avez aussi le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons sérieuses et légitimes.

  • Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel, traitées par nos soins, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, conformément aux dispositions applicables dans le secteur.

  • Droit au retrait du consentement

Dans la mesure où le traitement est basé sur votre consentement préalable, vous avez également le droit de le retirer.

  • Décisions automatisées et profilage

Le traitement de vos données à caractère personnel n’inclut pas le profilage et vous ne ferez pas non plus l’objet de décisions automatisées de notre part.

  • Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en contactant Amby SPRL via info@amby.be ou 056/53.27.78 à l’attention de Mr. Simon Heggermont, Data Protection Officer.

  • Plaintes

Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée belge : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél. +32 (0)2 274

48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail : commission@privacycommission.be. Ceci sans préjudice de tout recours devant un tribunal civil.

Si vous subissez un dommage à la suite du traitement de vos données personnelles, vous pouvez introduire une demande de dommages et intérêts.

7.       Transfert à des tiers

Certaines de vos données à caractère personnel que nous traitons sont transmises à des tiers. Cela concerne les données suivantes :

  • Votre motivation peut être transmis à Amby SPRL (0417.198.978) pour pouvoir vous proposer un / une aide-ménagère,
  • Vos nom, prénom et adresse e-mail sont transmis à notre fournisseur informatique AXS (752.644) dans le but de gérer votre compte,
  • Vos nom, prénom et adresse sont le cas échéant transmis à notre compagnie d’assurance accidents du travail en cas d’accident du travail,
  • Vos infos en tant que client dans notre communication et / ou coopération avec Sodexo
  • Vos nom, prénom et adresse sont le cas échéant transmis à ThuiszorgWebshop (via le site thuiszorgwebshop.be) mais seulement dans le cas que vous décidez de faire appel au partenariat entre Amby SPRL et ThuiszorgWebshop.be

                                                                                       

Les tiers susmentionnés reçoivent et/ou traitent des données à caractère personnel pour effectuer une tâche spécifique au nom de notre organisation. Nous concluons avec ces organisations des accords de confidentialité et/ou de traitement et mettons tout en œuvre pour qu’elles protègent suffisamment vos données personnelles.

Vos données personnelles ne seront pas vendues, ni louées, ni distribuées ou commercialisées à des tiers, sinon dans les conditions décrites ci-dessus ou moyennant votre consentement préalable.

Il se peut, dans de rares cas, que nous ayons à divulguer vos données personnelles suite à une décision de justice ou pour nous conformer à des dispositions légales ou réglementaires obligatoires.

8.       Sécurité et confidentialité

Nous avons développé des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la destruction, la perte, la modification des données personnelles recueillies, l’accès à ces données par des personnes non autorisées ou la communication par erreur de ces données à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

  • Mesures techniques
    • Utilisation d’antivirus, de pare-feu, etc.
    • Mots de passe régulièrement mis à jour
    • Pas de disques durs non sécurisés
    • Système de contrôle d’accès aux données
    • Cryptage des données
    • Aucune sauvegarde non sécurisée
    • Utilisation de disques durs sécurisés
  • Mesures organisationnelles
    • Accès limité à des personnes bien déterminées
    • Procédure de gestion des incidents
    • Politique définie pour les employés et les collaborateurs
    • Formation des employés et des collaborateurs
    • Clauses de confidentialité


KLANTEN



vertrouwelijkheidsovereenkomst

Tussen Amby bvba, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Rijselsestraat 26a, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0417.198.978, hier geldig vertegenwoordigd door mevrouw Verschetse Siska, Zaakvoerder. en u die als klant beroep doet op een poetshulp via Amby



OVERWEGENDE DAT

De klant die, in het kader van de opdracht die hij / zij heeft toevertrouwd aan Amby bvba, toegang heeft tot (bepaalde) vertrouwelijke informatie Met ‘vertrouwelijke informatie’ wordt bedoeld “Alle informatie van Amby bvba” die niet publiek is. Vertrouwelijke informatie die wederrechtelijk publiek werd gemaakt, dient eveneens beschouwd te worden als vertrouwelijke informatie eveneens als alle persoonsgegevens zoals gedefinieerd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijnde: “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon” Deze vertrouwelijkheidsovereenkomst van toepassing is op de klant. Met klant wordt bedoeld iedereen die op één of andere manier verbonden kan zijn of toegang kan hebben tot de vertrouwelijke informatie die door Amby bvba ter beschikking gesteld wordt.

WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:

De klant zal in het kader van de toegekende opdracht aan Amby bvba alle vertrouwelijke informatie te allen tijde geheim houden en enkel delen met ‘derden’ van wie werd geverifieerd of zij werden geautoriseerd om kennis te nemen van vertrouwelijke informatie waarvan sprake. De klant verbindt er zich toe om geenszins vertrouwelijke informatie bewust of onbewust te delen met onbevoegde personen of derden. De klant verbindt er zich toe om de bekomen vertrouwelijke informatie in het kader van de opdracht aan Amby bvba nooit te gebruiken voor een andere doel dan dat van de aan Amby bvba toegekende opdracht. De klant verbindt er zich toe alle technische en organisatorische maatregelen te nemen teneinde de vertrouwelijke informatie geheim te houden. De klant verbindt er zich toe deze vertrouwelijkheidsovereenkomst te allen tijden te respecteren, ook al zou de opdracht om gelijk welke reden tussen de klant en Amby bvba beëindigd worden. De klant verbindt er zich toe alle schade die voortvloeit uit een schending van deze vertrouwelijkheidsovereenkomst te vergoeden.



CONTRAT DE CONFIDENTIALITE



Entre Amby SPRL, ayant son siège social à 8500 Courtrai, Rijselsestraat 26a, inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro 0417.198.978, valablement représentée ici par Madame Verschetse Siska, Manager. et vous en tant que client d’Amby (vous faites appel à un/une aide-ménagère via Amby)

CONSIDERANT QUE :

Le client, dans le cadre de la mission que lui a confiée à Amby SPRL, a accès à des (certaines) données à caractère personnel (ci-après “les Données”). Par « informations confidentielles », il faut entendre toute information non publique émanant de Amby SPRL. Les informations confidentielles rendues illégalement publiques doivent également être considérées comme des informations confidentielles, ainsi que toutes les données à caractère personnel telles que les définit le Règlement général de Protection des Données, à savoir : « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une personne physique identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».

La présente convention de confidentialité s'applique au client. Par client on entend tout le monde qui sont d’une manière ou d’une autre en lien avec le client ou qui ont accès à des informations confidentielles mises à disposition par Amby SPRL dans le cadre de la collaboration.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Le client s’engage à garder à tout moment secrètes toutes les informations confidentielles de Amby SPRL et s’engage à ne pas les partager qu’avec des tiers qui ont été examinés ou qui ont été autorisés à prendre connaissance desdites informations confidentielles, et moyennant le consentement de Amby SPRL. Le client s’engage à ne pas partager des informations confidentielles, consciemment ou inconsciemment, avec des personnes non autorisées. Le client s’engage à ne jamais utiliser les informations confidentielles pendant la collaboration avec l’agence de titres-services à des fins autres que celles qui s’inscrivent dans le cadre de ladite collaboration avec Amby SPRL. Le client s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour garder secrètes les informations confidentielles.
Le client s’engage à respecter cette clause de confidentialité à tout moment, même en cas de cessation de la collaboration pour quelque raison que ce soit entre le client et l’agence de titres-services et indemniser tous les dommages résultant d'une violation de cette clause de confidentialité.